Prot. n. 185/L18.0
Roma, 28 aprile 2014
Ai membri del Consiglio Nazionale
Ai coordinatori dei Gruppi e Comunità
Ai referenti dei Gruppi in formazione
Ai prenotatori della XXXVII Convocazione di Roma
LORO SEDI
«Convertitevi! Credete! Ricevete lo Spirito Santo» (At 2, 38-40).
«Per una Chiesa in "uscita missionaria"!» (Papa Francesco).
Alleluja, Gesù è il Salvatore ed è il
Signore!
Vi scrivo
all'indomani della canonizzazione dei beati Pontefici Giovanni XXIII e Giovanni
Paolo II. Che gioia per il mondo intero potere invocare come "santi" due
campioni di umanesimo cristiano e di fede carismatica! Noi non saremmo quello
che siamo; la Chiesa
e il mondo non avrebbero cambiato il loro corso; il Rinnovamento non sarebbe
sorto e non si sarebbe diffuso con la forza che conosciamo senza la loro
profetica testimonianza, senza il loro indomabile amore per Gesù e per il suo
Vangelo. Alleluja!
E ora, dal
Cielo, unite al grande coro dei santi del Novecento, anche le stelle di
Giovanni XXIII e di Giovanni Paolo II brillano luminose d'intercessione potente
e benefica per noi e per il nostro cammino. Sì, e crediamo che veglieranno come
speciali custodi della prossima XXXVII
Convocazione del Rinnovamento con Papa Francesco.
Si
avvicina il "grande giorno" e tutto procede con grande spirito di sacrificio e
responsabilità dei tantissimi impegnati per preparare la Convocazione al
meglio. A partire dalla preghiera: quanta ispirazione e sostegno traiamo dal Muro di Fuoco, iniziativa di preghiera incessante, 24 ore su 24,
che giunge ormai agli ultimi turni previsti.
Dal
Natale scorso - cioè da quando la notizia della presenza di Papa Francesco allo
Stadio Olimpico è stata da noi ufficializzata, di concerto con la Segreteria di Stato
Vaticano - è stato un susseguirsi di riunioni,
verifiche, trattative a molti livelli, al fine di disporre al meglio ogni cosa.
Ma Roma non è Rimini; e lo Stadio Olimpico non è la Fiera...
Nonostante
la grande esperienza da noi maturata in tutti questi eventi, e non solo nel
grande evento a Rimini, abbiamo cercato di approcciare la logistica,
l'organizzazione e il medesimo programma della Convocazione con molta umiltà,
non come se si trattasse di un "trasferimento" a Roma, ma come una realtà
totalmente nuova. Abbiamo trovato massima disponibilità nel CONI e nel Comune
di Roma, nei fornitori di servizi interpellati e in tutti i tecnici che ci
stanno affiancando.
Rimane
poco più di un mese dalla data della Convocazione e ora, dopo la Canonizzazione dei
due Papi, potremo contare sulla collaborazione piena di tutti per la
finalizzazione di quanto preparato in questi mesi.
Un
grazie particolare, a nome del CNS e del CN, vorrei esprimerlo alla Commissione
Preparatoria, presieduta da Luca Marconi, che con il sopralluogo a Roma dei 100
"capi servizio" della Convocazione, il giorno della Domenica della Palme, ha
completato il proprio lavoro, consegnandoci i "piani tecnici e operativi" che
adesso andremo ad eseguire.
Dunque,
siamo alle giornate finali, le più delicate e intense. Pertanto, sono qui ad
informarVi di tutto ciò che essenzialmente e primariamente bisogna tenere in
conto, da comunicare senza indugio ai fratelli e a quanti collaborano con noi
in una responsabilità. Altri aggiornamenti potranno seguire, anche mediante il
Sito istituzionale (www.rns-italia.it) o
della Convocazione (www.rinnovamentoroma2014.org)
che Vi invito a visionare continuamente.
Uniti
a questa mia trovate due preziosi allegati:
- la mia lettera:
"Una Convocazione a servizio della
comunione nel Rinnovamento", che mostra quanto sia grande il dono che
riceviamo dallo Spirito e che senza gelosia e senso di superiorità vogliamo
fraternamente condividere;
- il programma
della Convocazione, con le articolazioni principali e gli orari di inizio e di
fine della giornate. È davvero un programma senza precedenti, di
grandissimo impatto carismatico e kerygmatico: accoglietelo e diffondetelo!
Vi ricordo che
Papa Francesco sarà con noi dalle ore
17.00 alle ore 18.30 di domenica 1 giugno. Vivremo insieme uno
straordinario e intensissimo programma spirituale che rimarrà "una sorpresa" da
scoprire proprio allo Stadio.
Ora Vi prego di seguire con massima
attenzione le informazioni che seguiranno e di onorarle e di farle onorare.
Noi per primi ci stiamo sottomettendo a procedure, protocolli, disposizioni e
normative nuove che preferiremmo evitare o semplificare. Ma non ci è dato di
farlo: per il buon nome del RnS e per la
sicurezza di tutti non ci resta che applicarle al meglio.
Presenze e pass
Il dato, ad
oggi, di oltre 49.000 presenze confermate è certamente di grandissimo rilievo,
ma sappiamo anche che il Signore sta ancora chiamando alla Convocazione altri
fratelli e sorelle. In merito, segnaliamo che ci giungono notizie dal Call Center di tanti che desiderano
essere presenti e che non stanno trovando accoglienza presso responsabili e
prenotatori. Questo fatto ci sorprende, dal momento che la richiesta spesso non
riguarda né un posto nei mezzi di trasporto da noi predisposti, né un letto negli hotel, ma solamente i pass di
accesso alla Convocazione.
Vi esortiamo
ad accogliere queste richieste di partecipazione - per molti la Convocazione è un
"ritorno alla Chiesa e al Signore", una "prima assoluta" - rendendovi utili per
la consegna dei pass di accesso (solo questo è richiesto), fino ad esaurimento
dei posti disponibili (ancora circa 3.000). In ogni caso verificate sempre
prima telefonicamente con il Call Center Pass.
Meeting Bambini
Vi abbiamo già scritto
della difficoltà di potere accogliere in sicurezza, negli appositi Meeting, gli
oltre 3.000 bambini e ragazzi che saranno allo Stadio Olimpico; di qui la decisione
di "riservare a non più di 1.000" partecipanti il
Meeting Bambini loro dedicato.
Ora il Meeting Bambini
è quasi al completo; si invitano
coloro che ancora non lo hanno fatto a segnalare l'eventuale esigenza di
iscrivere i propri bambini. Come già in precedenza segnalato, ad avvenuta
copertura dei posti disponibili non potremo accogliere altri bambini al Meeting.
Questi, gioco forza, andranno sugli spalti insieme ai genitori (ci sarà il
posto per i bambini).
Procedura
di consegna dei "Pass nominativi" della Convocazione
Le note che qui
si vanno a presentare sono state già inviate ai "Prenotatori" che sul
territorio stanno svolgendo un lavoro molto delicato, sacrificando tempo ed
energie per noi. Li ringraziamo di cuore. Chiediamo ai responsabili ad ogni
livello di affiancarsi a questo impegno e di favorirlo in ogni modo a vantaggio
dei fratelli.
Come
comprensibile, la sicurezza e l'ordine pubblico (abbiamo avuto più incontri con
i massimi dirigenti della Questura, del Comune di Roma, dei Vigili del Fuoco, del
CONI Servizi) pongono precise modalità di accesso allo Stadio. Per noi, se
parametrate alla Fiera di Rimini, sono completamente nuove e, pertanto, corre
l'obbligo di porVi grande rispetto.
Per accedere allo
Stadio Olimpico di Roma è obbligatorio acquisire preventivamente le generalità
dei singoli partecipanti, che saranno riportate sul Pass. I pass sono,
dunque, rigorosamente personali e vanno a comporre un elenco generale da mettere
a disposizione degli Enti preposti.
Da questa evidenza
discendono alcune conseguenze:
- Già in passato i Prenotatori compilavano un foglio riepilogativo dei
partecipanti da loro prenotati. A differenza però degli anni precedenti, tale
foglio non potrà essere consegnato nel luogo della Convocazione, ma dovrà essere comunicato entro giovedì 8
Maggio, seguendo una precisa procedura informatica.
- Il Pass
di accesso allo Stadio Olimpico, essendo obbligatoriamente
nominativo e munito di codice a barre identificativo, sarà preventivamente
rilasciato a coloro che parteciperanno alla Convocazione. Pertanto, i fratelli
e le sorelle che parteciperanno alla Convocazione dovranno partire da casa già
muniti del Pass identificativo, che dovranno poi indossare appena giunti allo Stadio.
- Ogni Pass,
sulla base di un preciso colore,
farà riferimento ad un Settore specifico dello Stadio.
- Allo Stadio non avverrà in alcun modo
distribuzione di pass.
- L'accesso allo Stadio sarà consentito solo
attraverso il passaggio ai tornelli, come in occasione delle partite di
calcio, con operazioni semplificate e velocizzate. Attraverso la lettura ottica del codice a barre identificativo
personale si potranno evitare contraffazioni dei pass e al contempo sarà
possibile verificare il reale flusso di partecipanti nei settori assegnati per
il numero di posti a sedere che quel determinato settore contiene. Per
evitare "furberie" o "ingenuità", si tenga presente che il pass non è
fotocopiabile o riproducibile; in caso di smarrimento o di deterioramento
bisognerà attivare una particolare procedura avvisando la Segreteria dedicata
presso lo Stadio.
- Segnalateci se tra i Vostri partecipanti ci
sono persone particolarmente anziane, o che hanno difficoltà a muoversi, o
mamme con bambini, o donne in gravidanza, così che nei diversi Settori possiamo
riservare un numero congruo di posti a ridosso dei punti di approdo agli spalti
(posti il più vicino possibile al punto in cui sfociano le scale d'accesso agli
spalti).
- Abbiamo messo in piedi un "sistema informatico dedicato",
che ci consentirà di acquisire e gestire i dati in modo adeguato, secondo procedure
per le quali abbiamo bisogno della Vostra collaborazione, soprattutto nel
rispetto della tempistica di seguito indicata:
a) A
partire da martedì 29 aprile e al massimo fino all'8 maggio i Prenotatori
(adeguatamente informati e autorizzati con una mail che sarà loro inviata a
parte) potranno accedere al Portale del
Call Center Pass per inserire "on line" i dati dei singoli partecipanti
alla Convocazione secondo un'apposita procedura.
b) Dall'8
maggio non sarà più possibile modificare la prenotazione, che si
intende chiusa e validata in modo definitivo nelle persone e nelle tipologie di
partecipazione. Vi chiediamo di iniziare subito gli inserimenti, non appena
muniti di codice di accesso alla procedura e, cortesemente, di non giungere in
prossimità della scadenza con la segnalazione di problemi che poi il Call
Center Pass non potrà risolvere.
c) Dal
12 maggio e fino al 17 maggio procederemo alla stampa dei Pass
Nominativi; occorrono minimo sei giorni per la mole di lavoro previsto.
d) Nel weekend del 18-19 maggio il nostro
personale dovrà verificare e suddividere i Pass per ogni prenotazione ricevuta
ed infine spedire i pass.
e) A partire
dal 20 maggio i pass saranno inviati
ai Coordinatori Regionali che provvederanno alla distribuzione locale.
f) Dal
21-22 maggio e fino al 25 maggio ci sarà la consegna in Regione dei pass ai
singoli prenotatori, secondo
modalità decise con i Comitati Regionali di Servizio.
Si raccomanda
poi a tutti i singoli Prenotatori, ricevuti i pass, di non consegnarli subito
ai singoli partecipanti, ma soltanto alla vigilia della partenza o addirittura
durante il viaggio, per evitare dimenticanze, smarrimenti, distruzioni e altre
anomalie che potrebbero crearci difficoltà poi non risolvibili.
Come vedete la
tempistica è assai stretta e precisa. Con la grazia di Dio e la nostra buona
volontà, riusciremo.
Indicazioni sulle modalità d'accesso allo Stadio
Olimpico
Sarà nostra
cura rendere disponibile sul Sito e inviare per posta un documento esplicativo dove
saranno riassunte tutte le notizie necessarie circa le informazioni organizzative, le modalità di accesso, la piantina dello Stadio, i parcheggi, i
percorsi da effettuare (sia con i mezzi che a piedi) una volta giunti allo Stadio.
Di tutto
questo occorrerà, con massima cura, informare i partecipanti prima del viaggio
o durante il viaggio, preparandoli al meglio. Non sottovalutate "l'effetto
smarrimento" di molti che per la prima volta entreranno in uno Stadio (e che
Stadio...); così come sarà necessario contenere l'esuberanza di altri che si
diranno "esperti" pensando di porsi fuori dalle regole.
Importante: occorre assolutamente
indicare, previamente (non tutti lo hanno fatto) con quale mezzo si
giunge alla Convocazione. Sono attesi
circa 700 Pullman. Sarà predisposto un apposito piano di accesso dei
Pullman allo Stadio, con la discesa dei
partecipanti in prossimità degli accessi (500/800 metri), in specifici settori
di riferimento, e il parcheggio dei Pullman stessi in apposite aree riservate.
È fatto
obbligo agli autisti dei Pullman di seguire i percorsi che indicheremo nei
giorni precedenti la
Convocazione, anche per evitare di far scendere i fratelli e
le sorelle in luoghi lontani dalle porte di accesso presso le quali sono attesi
(in riferimento ai Settori dello Stadio corrispondenti ai colori dei Pass
consegnati).
Attenzione: il Comune di Roma
consentirà l'afflusso nella grande area dello Stadio Olimpico solo a quei Pullman
ai quali noi avremo inviato previamente un "Pass Pullman" numerato.
Lo Stadio Olimpico
sarà organizzato come una grande "isola pedonale". Ci si avvicinerà agli
accessi ai diversi Settori dello Stadio (dove si trovano i "tornelli" per
l'identificazione dei partecipanti) passando da appositi varchi esterni dove
allestiremo dei desk di accoglienza e di indirizzo e faremo una prima velocissima
verifica "visiva", per accertare che i partecipanti abbiano il Pass
identificativo del colore previsto in quel Settore, se serve aiutando i
fratelli e le sorelle ad incolonnarsi negli accessi dedicati.
Ogni pass,
dunque, recherà insieme alle generalità del partecipante anche un preciso
colore corrispondente ad uno specifico Settore dello Stadio. I partecipanti
si avvicineranno ai diversi Settori indicati sul Pass e identificati da un
colore diverso riportato nello sfondo del Pass con codice a barre e numerato.
Accederanno ai settori con percorso già preselezionato e così effettueranno l'accesso
dai tornelli che immettono sugli spalti dello Stadio.
Lo ripetiamo ancora: Non sarà possibile
accedere ad un Settore diverso da quello indicato sul pass. Il codice a barre a
cui corrisponde il singolo nominativo, e dunque il Settore al quale il
partecipante è stato assegnato, sarà leggibile solo dal tornello che si trova in
quello specifico Settore.
Effettuato il
passaggio ai tornelli, l'accesso agli spalti avverrà in modo sereno e ordinato.
Tutti avranno un posto a sedere al
coperto, perché i settori sono predeterminati nelle presenze e nella
capienza. Inoltre, da qualsiasi punto
degli spalti ci si trovi, la distanza dal palco è praticamente la stessa. La visibilità è ottima e la partecipazione
è nettamente migliore di quella che registravamo nel padiglione di Rimini negli
anni scorsi, anche per la presenza di un sistema audio e video davvero
eccezionali (condivideremo le strutture con l'artista Ligabue che svolgerà
presso lo Stadio due Concerti le due sere precedenti alla Convocazione; pregate perché questa collaborazione - nei
tempi e nei modi - dia il maggior frutto con il minor dispendio di nostre energie
e risorse).
In ultimo,
almeno per il momento, altre importanti comunicazioni:
- Non è
prevista una penitenzeria, come tradizionalmente alla Fiera di Rimini. I
Sacerdoti potranno confessare, offrendo il ministero non in uno spazio dedicato
(sarebbe stato possibile solo fuori dallo Stadio e sappiamo, per esperienza,
che diventa difficile uscire una volta entrati) e davvero solo a coloro che non
hanno potuto farlo prima e ne sentono un particolare bisogno. Vogliamo che i sacerdoti
(circa 900) possano partecipare con massimo coinvolgimento
personale al programma della Convocazione. Di qui l'invito a celebrare una penitenziale nel
Gruppo/Comunità o provvedere alle confessioni prima di partire per Roma.
- Per la
diffusione dei nostri prodotti editoriali (libri, cd, riviste, oggettistica), stiamo provvedendo a realizzare
un depliant che permetta di illustrarli prima. Ve lo invieremo, così da potere
acquistare "le novità" in prevendita, anche con sconti. In tal modo, allo Stadio
si potranno andare direttamente a ritirare senza dover fare file. A prescindere
da questa possibilità, stiamo comunque allestendo molti punti vendita allo
Stadio per soddisfare un maggior numero di partecipanti.
- Stiamo predisponendo "i gadget" a ricordo della Convocazione. Molti ne hanno fatto
richiesta. Saranno a tiratura limitata. Invieremo
una lista dei prodotti "Il Rinnovamento con Papa Francesco" che sarà
possibile ordinare.
- Stiamo anche allestendo "la dotazione del partecipante". Si tratta dei materiali che
saranno donati ad ogni fratello e sorella che sarà allo Stadio Olimpico,
materiali che saranno usati nel corso della Convocazione.
- Allo Stadio non saranno distribuiti la
tradizionale "Agenda" contenente le attività dell'Anno in corso e i singoli
depliant relativi alle diverse iniziative che si svolgeranno nel corso
dell'estate (Scuole, Pellegrinaggi,
Eventi). Stamperemo, invece, "il
Giornale della Convocazione". Nel formato di un "quotidiano", a colori,
conterrà, in forma diversa, quanto tradizionalmente si trovava proprio
nell'Agenda e nei depliant estivi.
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Spero siate
arrivati alla fine di questa lettera senza "vacillare". Così, una di seguito
all'altra, sembrano tante cose (e altre ancora dovremo riferirVi); in realtà
una scelta regge un'altra, una procedura è conseguenza di un'altra. Occorre
solo conservare la pazienza e rafforzare la nostra volontà di bene. Del resto,
è talmente grande l'Opera di Dio che stiamo servendo da mesi, e tanto grande sarà
la Sua
misericordia su di noi, che non possiamo che dire "Amen" e proseguire nella
nostra preparazione, con amore, fiducia, comunione e collaborazione.
Rimaniamo
uniti nella preghiera. Salutate i fratelli e i Vostri cari con il "bacio santo". E la "Vergine dalle mani
alzate" ci sorregga! Alleluja!
Salvatore Martinez
Presidente nazionale
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Allegati:
Vedi anche:
rns@rns-italia.it